پست الكترونیك، ظهور یا سقوط؟
شون كارول، مدیر وب‌سایت اینترنتی PCMag.com اخیراً از سفر دو هفته‌ای به مكانی فوق‌العاده برگشته است كه این روزها كمتر كسی از ما، برای رفتن به این گونه مسافرت­ها زمان در اختیار دارد. طی مدت زمانی كه او در مسافرت به سر می‌برد، ما ارسال مقالات و نوشته‌های خود به ایمیل او را متوقف نكردیم. اما زمانی كه شون با سرزندگی و بازیابی یك انرژی مضاعف از مسافرت خود برگشت ناگهان با 2200 ایمیل در جعبه پیام­های دریافتی خود مواجه شد! پدیده ایمیل كه برای ارتقا و ایجاد بهره‌وری در زندگی انسان بوجود آمده است، به شدت وقت او را به كام می‌كشد.

این پدیده، بی‌مهابا حصارها در هم می‌شكند و از به بارنشاندن تكنولوژی‌های جدید و ایجاد برخی تغییر و تحولات در رفتار و زندگی بشر به خود می‌بالد. وال استریت جورنال در آخرین مقاله خود، ایمیل را در رده تكنولوژی‌هایی كه سبب‌ساز تغییر و تحولات اجتماعی شده‌اند، برشمرد. البته در حال حاضر ظهور پدیده‌های دیگری مانند فیس بوك، توئیتر و تامبلر، به مرور ارسال یك ایمیل ساده را كاری بی‌تأثیر و منسوخ جلوه می‌دهد.

صحت این موضوع را می‌توانید از تمام كسانی كه طی مسافرت دو هفته‌ای شون كارول برای او ایمیل ارسال كرده­اند بپرسید. عادت بی‌پاسخ نگذاشتن حتی یك ایمیل، مدت‌هاست كه به دست فراموشی سپرده شده است. اكنون بسیاری از ما به صداقت می‌توانیم اذعان كنیم كه بسیاری از ایمیل‌های دریافتی خود را بی‌پاسخ رها كرده‌ایم. من شخصاً روزانه 300 تا 400 ایمیل دریافت می‌كنم كه تنها به 30 تای آنها جواب می‌دهم. آیا شما برای چنین كاری، خصوصاً اگر نشانی فرستنده ناآشنا باشد، می­توانید مرا مقصر قلمداد نمایید؟

كشمكش بر سر ایمیل
شاید اكنون باید به احساسات متناقض و متفاوت خودم در مورد ایمیل اعتراف كنم. یكی از بزرگ­ترین مشكلات من با ایمیل، حجم زیاد مطالب ارسالی از این طریق است. این امر گاهی در نتیجه یك روش غلط در ارسال مطالب بروز می‌كند: مثلاً من قبل از فشار دادن دكمه ارسال، هرگز نمی‌توانم از نوشتن كلمه «متشكرم» صرفنظر كنم. محتوای اغلب ایمیل‌های دریافتی من دربرگیرنده مطالب روزنامه‌ها، داستان‌های كوتاه، نقد داستان و برخی خبرنامه‌های بی‌نام و نشان است كه هرگز حتی برای خندیدن و وقت‌گذرانی در محل كارم هم آنها را درخواست نكرده بودم.

صادقانه بگویم كه در چنین شرایطی كلید Delete برای خلاص شدن از شر ایمیل‌های مزاحم و بیرون كشیدن صندوق پیام­ها از زیر بار این حجم، موهبت بزرگی به حساب می‌آید. فراموش نكنید كه ایمیل نیز در واقع یكی از گونه‌های ارسال و مراسلات معمول است؛ با این فرق كه عمر مطالب ارسالی از طریق پست عادی نسبت به ایمیل سه تا چهار روز در برابر سه تا چهار ثانیه است. بسیاری از مردم درجه اهمیت خود را با تعداد ایمیل‌های دریافتی می‌سنجند و بر مبنای تعداد ایمیل‌هایی كه ارسال می­كنند نیز احساس ارزشمندی می‌نمایند. اما سرانجام روزی ما یارای مقاومت در برابر هجوم سیل‌آسای ایمیل‌ها را از دست خواهیم داد و در اینجا است كه تكنولوژی می‌تواند به كمك ما بیاید.

زبان جدید تكنولوژی
به زعم درست وال استریت جورنال ما در حال خلق واژگان ارتباطی جدیدی هستیم كه یك زبان بومی ارتباطی جدید از درون آن، در حال به بار نشستن است و نمونه آن را می‌توان در واژگان و اصطلاحات دستكاری شده‌ای كه جهت ارسال یك پیام فوری استفاده می‌شوند، مشاهده كرد. اگر پیام دریافتی من، مشتمل بر سخن‌چینی‌های معمول بین همكاران اداره باشد، در صورت داشتن مشغله كاری می‌توانم پاسخ دادن به آن را به زمان دیگری مؤكول كنم.

مهم­ترین مزیت پیامك این است كه هر شخص برای ارسال آن باید شماره تلفن مرا در اختیار داشته باشد و من نیز هرگز شماره شخصی خود را بین همه پخش نمی‌كنم. برخی شبكه‌های اجتماعی مانند فیس­بوك و توئیتر بیش از روابط رودررو و مستقیم، به گسترده شدن روابط بین مردم كمك شایانی كرده‌اند. تلفن زدن به همه دوستان قدیمی در طول یك هفته كار بسیار مشكلی است اما تنها چند دقیقه زمان كافی است تا از طریق شبكه فیس­بوك با تمام دوستان خود تماس بگیرید. در حالی كه اگر ارتباط خود با دیگران را به تلفن محدود كنید طولی نمی‌كشد كه با یك ترافیك تلفنی سرسام­آور مواجه خواهید شد.

دورنمای ایمیل
در حال حاضر من مشغول آزمایش برخی نرم‌افزارهایی هستم كه در مدیریت درست ایمیل می‌توانند كمك خوبی برای من باشند. نرم‌افزار Xobni كه تحت برنامه Outlook كار می‌كند تمام نیازهای شما را در زمینه ارتباطات ایمیلی مرتفع می‌سازد. هر زمان كه كسی برای من یك ایمیل ارسال می‌كند Xobni فهرست آخرین ایمیل­های دریافتی از این شخص، پروفایل او در شبكه اجتماعی و هر نوع لینك و فایل ضمیمه‌ای كه برای من ارسال كرده‌ است را فراهم می‌آورد.

صرف این موضوع كه شما هنگام ارسال ایمیل، تصویر فرد مورد نظر را مقابل خود می‌بینید نیز در جای خود بسیار هیجان‌انگیز است. استفاده از Gwabbit نیز كه یكی از دستاوردهای كوچك شركت اپل است، تمام اطلاعات و مشخصات مندرج در انتهای ایمیل را به فایل Contact ایمیل شما منتقل می‌نماید. البته این نرم‌افزار هنوز هم برای من در مرحله آزمون و خطا قرار دارد اما گمان می‌كنم كه ابزار جالبی باشد. نرم‌افزار بعدی Google Wave است كه تلفیقی از كاربری­های مختلف مانند ایمیل، پیام فوری، جست‌وجو، نرم‌افزارهای چندكاره، ویرایش تصویر و حدود 12 كاربری مختلف دیگر می‌باشد.

می‌توان گفت Google Wave از آن دست تكنولوژی‌هایی است كه به جای استفاده از نسخه دمو و آزمایشی، باید به طور كامل مورد كندوكاو قرار گیرد؛ در غیر این صورت مثل این است كه شما بخواهید محیط فیس­بوك را برای كسی كه هیچ زمینه ذهنی در مورد آن ندارد، توضیح بدهید. ما در محل كار خود استفاده از این نرم‌افزار را شروع كرده‌ایم و پس از به دست آوردن یك درك بهتر در خصوص تكنولوژی آن، گزارش مفصلی را در این زمینه ارائه خواهیم داد. من خود یكی از سرسخت‌ترین هواداران راهكارهای فناورانه هستم اما سروسامان دادن به استفاده از ابزاری مانند ایمیل، نیازمند ایجاد تغییر و تحولاتی جدی در رفتار كاربران آن نیز هست.

ما نیازمند یك بازاندیشی واقعی و همگانی در نحوه استفاده از ایمیل، به عنوان یكی از ابزارهای مهم ارتباطی در دنیای كنونی هستیم. این موضوع درست مانند این است كه ما میزان نامحدودی ایمیل را ارسال و دریافت كنیم بدون اینكه هیچ ثمری از آن عایدمان گردد. ارسال حجم بالای ایمیل به مفهوم پربازده بودن كار و فعالیت شما نیست؛ بلكه ارسال مطالب حجیم و فراوان، با آزرده ساختن فرد مورد نظر، خود را از دستیابی به اهداف مد نظرتان در خصوص او دور می‌سازید. دقت در ارسال ایمیل‌ها، آرامش خاطر و بهره‌وری در كار و زندگی را از آن شما خواهد ساخت.