كد مطلب: 1549

26 شهریور 1392 ساعت 10:08

10 روش برای افزایش سرعت Outlook

سرعت Outlook پایین آمده، هنگام کار کردن با آن دندان‌هایتان را به هم می‌سایید؟ در ادامه مطلب چند روش از بهینه سازی Outlook را با هم مرور خواهیم کرد تا به بالا بردن سرعت آن و بهینه سازی کارایی شما کمک کنیم.

حمید خان‌زاده
اگر مدتی زیادی است که از Outlook استفاده می‌­کنید باید بدانید که کم شدن سرعت آن امری طبیعی است، اما چرا.
در واقع اگر در طولانی مدت به آن توجه نکنید Outlook یک نرم­افزار غیر قابل استفاده خواهد شد. خوشبختانه روش‌هایی وجو دارد تا Outlook را از این مرحله خارج کند و کاربردش را از دست ندهد. بسیاری از این تکنیک‌ها مرتبط با کاربران خانگی است و نیاز به تغییر و تنظیمات در سرور Exchange ندارد.

البته بعضی از این پیشنهادات مهمتر از سایرین هستند، اما هیچ گاه نباید به دنبال این باشیم که فقط موارد مهمتر را انجام دهیم، بهتر است کلیه موارد را انجام دهیم تا در پایان تجربه استفاده از یک Outlook سریعتر را داشته باشیم.

۱- بروز رسانی ویندوز
بسیاری از کاربران به نتیجه بروز رسانی ویندوز پی نبرده­‌اند، ازینرو بروز رسانی­‌های نرم­افزار مایکروسافت آفیس نیز برای آنها پوشیده است.
اطمینان داشته باشید که بروز رسانی­‌های سیستم عامل انجام می­‌گردد، چرا که تنها بروز رسانی­‌های آفیس و یا ویندوز نیست که به سرعت آن کمک می­کند. لابد می­‌پرسید چرا؟ به این دلیل که بروز رسانی نرم­افزار Exchange هم یکی از واجبات در بهینه سازی سرعت و کارآیی است. در پاره‌ای از موارد بروز رسانی سرور Exchange می‌تواند کمک زیادی به از بین بردن مشکلات ارتباطی سرور با Outlook کرده باشد.

۲- آیتم‌ها را کامل دانلود کنید
زمانیکه Outlook را تنظیم می­‌نمایید تا از IMAP یا POP۳ استفاده کند، آنرا طوری تنظیم کنید تا پیام‌ها را بصورت کامل دریافت کند (به جای دریافت فقط header نامه).
اگر این کار را انجام دهید، زمانیکه بر روی آیتم‌های جدید کلیک می­‌کنید Outlook به جهت همگام سازی آیتم کلیک شده با سرور نیازی به انجام هیچ عملیاتی ندارد.(چون Outlook طوری تنظیم شده که آیتم را کامل از سرور دریافت می­‌کند و نیازی به همگام سازی مجدد آن ندارد).

۳- نامه های ورودی را بایگانی کنید
نمی‌­توانم بگویم چند صد بار دیده‌­ام که کاربران بیش از هزاران (در بعضی موارد ده‌ها هزار) ایمیل را در inbox خود نگهداری می‌کنند. ابن موضوع می‌­تواند مشکل جدی را ایجاد کند، مخصوصا زمانی که فایل PST (تمام اطلاعات موجود در Outlook در قالب یک فایل با پسوند PST و یا OST ذخیره می‌شوند) را مورد استفاده قرار می‌­دهیم.

به جای اینکه تمام ایمیل­‌ها را در Inbox رها کنیم تا منفجر شود بهتر است گزینه بایگانی اتوماتیک (Auto Archive) را فعال کنیم تا تنها بخشی از ایمیل‌ها در Inbox باشند. من معمولا به کاربران پیشنهاد می­‌کنم ایمیل‌های ماه جاری و ماه قبل را در Inbox نگهداری کنند و بقیه را بایگانی کنند.

زمانیکه ایمیل‌ها را بایگانی می­‌کنید در اصل یک فایل جدید برای Outlook ایجاد می­‌کنیم و Outlook برای باز کردن و خواندن فایل‌هایPST یا OST بایگانی شده متحمل صرف توان اضافی نخواهد شد.

۴- از Exchange در حالت Cache استفاده کنید

این امکان برای کاربران خانگی کاربردی ندارد و تنها کاربرانی که نامه‌­هایشان را از سرورهای Exchange ۲۰۰۰، ۲۰۰۳ و ۲۰۰۷ دریافت می‌­کنند این تکلیک برایشان قابل لمس است. اگر از Exchange با امکان Cache در Outlook استفاده می­‌کنید، در حقیقت یک کپی از اطلاعات موجود در سرور به کامپیوتر شما منتقل می­‌شود.
این تنظیم هم به سرور و هم به کاربر کمک می­‌کند تا کارایی مطلوب‌تری را به دست بیاورند. در غیر اینصورت کاربر مجبور است هر بار اطلاعات را از روی سرور فراخوانی کند.

۵- فایل PST را بهینه سازی کنید
وقتی فایل PST از دست دَر برود، ابزار موجود در Outlook می‌­تواند حجم آنرا بهینه سازی و کنترل کند. از اشکال‌هایی که در در فایل PST به وجود می‌­آید بالا رفتن حجم روز افزون آن است.

زمانی که از Inbox و یا Delete Item نامه­‌ها را می‌­زدایید فضایی که این فایل‌ها در PST اشغال کرده بودند همچنان اشغال شده باقی خواهد ماند، در حقیقت با حذف نامه­‌ها حجم فایل PST کمتر نخواهد شد (هر قدر حجم فایل بالا باشد سرعت Outlook کمتر می‌شود). برای رفع این مشکل بهتر است از ابزار تعبیه شده در Outlook استفاده کنید.

اگر از Outlook نسخه ۲۰۱۰ استفاده می‌‌کنید، به Account Settings | Data Files بروید و فایل اطلاعات مورد نظر را انتخاب کنید و سپس Settings | Advanced | Outlook Data File Settings و دکمه Compact Now را بزنید تا فایل را بهینه سازی و فضاهای خالی شده را از PST فایل کم کند، پس از آن به حجم واقعی فایل خواهید رسید، این عملیات کمی زمان لازم دارد.

۶- فایل PST را بازسازی کنید
ابزار Scanpst یکی از ابزارهای Outlook است. این ابزار می‌­تواند فایل اطلاعاتی مربوط به Outlook را بررسی کند و در صورت وجود خطا در آن، مشکل را برطرف سازد.
چیزهایی که لازم است درباره این فایل بدانید این است که، نیازی به دانلود و نصب این برنامه نیست و یکی از ابزارهای از پیش موجود در Outlook است، نام فایل اصلی این برنامه SCANPST.EXE است، برای یافتن این برنامه کافیست به محلی که نرم‌­فزار Office نصب شده وارد شوید (معمولا در درایو C آفیس نصب می­شود). drive:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE۱۲ اگر نسخه آفیس شما ۲۰۱۰ است و در درایو C نیز نصب شده است مسیر آن می­شود C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE۱۴.

روش دیگر نیز جست و جو کردن نام فایل SCANPST.EXE در کامپیوتر است. پس از یافتن فایل ابتدا اگر برنامه Outlook باز است آنرا ببندید و سپس فایل را اجرا کنید، متاسفاته برنامه نمی‌­تواند بصورت خودکار مسیر فایل PST یا OST را شناسایی کند، با کلیک بر روی دکمه Brows باید مسیر فایل را PST یا OST را به آن معرفی کنید(در بخش Account Setting گزینه Data files مسیر فایل PST ذکر شده است).
پس از معرفی فایل به برنامه کلید Start را بزنید تا شروع به بررسی و برطرف نمودن اشکالات در فایل PST کند.

۷- تقویم‌های منتشر شده و به اشتراک گذاشته شده را کم کنید
بله، بسیار ساده است رویدادها را منتشر و با دوستان به اشتراک بگذاریم. مشکل از جایی شروع خواهد شد که زیاد اینکا را انجام دهید، هر چه بیشتر از Outlook بخواهید اطلاعات را از طریق اینترنت به اشتراک بگذارد باید انتظار آنرا داشته باشید که سرعت آن کمتر شود.
بهتر است بیش از یک یا دو مورد تقویم را به اشتراک نگذارید، پس موارد قدیمی را حذف کنید و موارد آینده و حال را بیش از دو مورد به اشتراک نگذارید.

۸- غیرفعال سازی Rss
با هر بار اجرا نمودن Outlook، این برنامه بصورت پیش فرض از طریق اینترنت اکسپلورر به کمک ابزار RSS feeds شروع به همگام سازی می­‌نماید. اگر در اینترنت اکسپلورر RSS feeds فراوانی را bookmarke کرده‌­اید هر بار باز کرده Outlook و اجرای عملیات همگام سازی به راحتی می­تواند تبدیل به یک معضل شود.
این امکان را غیرفعال کنید ( اگر از Outlook به عنوان RSS خوان استفاده نمی‌کنید )، در Outlook ۲۰۱۰ این امکان را می‌توانید از منوی Options سپس Advanced دو گزینه مربوط به Rss Feeds را علامت تیک را بردارید پنجره را Ok کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

۹- افزونه‌­ها را غیرفعال کنید
چند بار پیش آمده تا برای پیدا کردن یک ابزار و یا افزونه، چندین ابزار و افزونه مختلف را نصب کنید؟ از این دست پیشامدها بارها در برنامه‌­هایی مانند Outlook و یا اینترنت اکسپلورر رخ می‌­دهند و متاسفانه راه گریزی هم ندارد مگر آنکه به خوبی بدانید ابزار مورد نظر چه امکاناتی دارد و آیا نیازتان را برآورده خواهد نمود یا خیر.
در بعضی موارد افزونه­‌ها می­‌توانند بیش از حد در سرعت Outlook موثر باشند. برای مشاهده افزونه­‌هایی که در Outlook ۲۰۱۰ نصب گردیده به منوی Files | Options | Add-ins وارد شوید.
از لیست کشویی انتهای صفحه گزینه COM Add-ins را انتخاب کنید و دکمه Go را کلیک کنید. در پنجره­ای که مشاهده خواهید نمود لیست افزونه­‌های موجود را خواهید دید.هرکدام از آنها را که به نظر مشکوک می­رسند را تیک کنار آنرا بردارید.

۱۰- مشکل ShoreTel با ویندوز ۷ را برطرف کنید
اگر از برنامه ارتباطی ShoreTel استفاده می‌کنید، هنگام باز کردن Outlook با مشکلی مواجه خواهید بود. مسئله در اشکالی نهفته بین ShoreTel و ویندوز ۷ است.
رفع مشکل بسیار ساده است. برنامه Task Manager (در مقاله ای روش‌های اجرا کردن برنامه Task Managerتوضیح داده شد ) را باز کنید و دنبال process به نام Agent.exe بگردید. بر روی آن کلیک راست کنید و گزینه Properties را انتخاب کنید، در برگه Compatibility آنرا بر روی Windows XP (Service Pack ۳) تنظیم کنید تا مشکل برطرف شود.

روش‌های دیگر؟
گمان نکنید این ۱۰ ترفند تمام چاره ه­ای بود که داشتید، روش‌های دیگری هم ممکن است وجود داشته باشد که از دیدگاه من پنهان مانده‌اند، این ترفندها به اندازه لازم کار راه‌انداز و کاربردی هستند، اما اگر شما نیز روش دیگری را آزموده‌­اید با ما درمیان بگذارید.

منبع:  ایتنا